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香港更换公司秘书，先确认登记在册的秘书是否换人，再安排旧任停任、新任委任及法定申报，最后交接文档、帐号和未完工作。只换服务商的联系窗口，不一定涉及法定公司秘书换任。人在台湾、远程管理香港公司时，更需要把实际出任者、生效日与负责的工作写清楚，才能掌握交接进度。
本文以在香港成立、仍在运作的私人公司为主要情境；其他公司类型、迁册公司或依法处于不活动状态的公司，须另核对适用规定。
更换秘书前先确认人与范围
拿出公司纪录、现有合约与新委任文档，先对照以下三个角色。品牌相同，不代表法律主体相同；品牌不同，也可能仍由同一法人出任秘书。
| 角色 | 要核对的内容 |
|---|---|
| 登记在册的公司秘书 | 完整姓名或法人名称，是否与公司纪录一致 |
| 合约签约对象 | 谁收费、承诺哪些工作，以及如何终止合约 |
| 实际承接者 | 谁出任秘书、办理申报或承接受规管工作 |
由另一名自然人或另一法人接任，应处理委任及停任；同一秘书更改姓名、法人名称或地址等详情，才属数据变更。商标、电邮网域及窗口称呼，都不足以判断是否换人。
自然人秘书须通常居于香港；法人秘书须在香港设有注册办事处或营业地点，详见公司注册处的秘书资格说明。公司的唯一董事不能兼任该公司的秘书；只有一名董事的私人公司，也不能委任一个以该董事为唯一董事的法人担任秘书，详见私人公司委任限制。持有香港身分证，不能直接取代居住条件的判断。
任职资格与信托或公司服务提供者（TCSP）的发牌要求，要分开核对。请实际承接者提供完整名称、牌照号码或具体法定豁免依据，再通过TCSP官方名册核对。网站列出的牌照号码，不能代替委任时对实际承接者的查册。若主张豁免，应按官方申请牌照小册子的定义确认身分及经营形式，不能推论所有由会计师或律师开设的公司都获豁免。顾问品牌也不等于持牌承接者。
停任、委任与申报期限
取得新任接受委任的书面确认后，再依公司章程及有效决定安排换任。合约通知期、公司内部进程与法定申报期限各有作用；付清旧约费用或签好新约，仍须完成相应的委任及申报进程。
| 时点 | 要完成的工作 | 留存证据 |
|---|---|---|
| 生效前 | 确认资格、接受委任、旧约通知及适用公司进程 | 合约、确认信、相关决议或通知 |
| 换任生效时 | 衔接旧任停任与新任委任，分配待办工作 | 生效日期、工作分工 |
| 各事件发生后 | 于相应期限内交付ND2A，追踪退件或补正 | 已签表格、提交纪录、后续通知 |
公司秘书委任或停任后，须在15日内交付ND2A。15日是申报期限，不能当作秘书职位可以任意空缺15日的宽限。停任与委任日期不同，就要按各事件日期分别管理期限；交接争议也不会自动延长法定期限。相关规定可参阅公司注册处法定申报表指引。
假设原合约即将到期，新任却尚未确认接受委任，此时应先处理承接与履职安排，避免等到合约结束才找人。人在境外，也宜提早确认谁准备文档、谁签署，以及谁负责取得提交证据。
ND2A、ND2B与ND4怎么分
先辨认发生了哪一种变动，再选表格。三张表各有用途，并非每次换任都要全部提交。
| 表格 | 适用事件 | 容易混淆的地方 |
|---|---|---|
| ND2A | 秘书委任或停任，事件后15日内申报 | 更换出任者不能用ND2B代替 |
| ND2B | 同一秘书的详情更改，更改后15日内申报 | 先确认仍是同一自然人或法人 |
| ND4 | 辞任秘书有合理理由相信公司不会通知处长时，申报其辞职 | 并非每次换任都须重复提交 |
例如，原法人秘书只是更改名称，与另一法人接任，是两种不同事件。应确认更名前后是否仍为同一法人，不能只比较名称是否相同。
公司已交付ND2A申报该次辞职时，辞任秘书无须再交ND4；只有在有合理理由相信公司不会通知公司注册处处长时，才需要循ND4申报。ND4也不会代替公司办理新任委任的进程。表格用途及期限见公司注册处董事／公司秘书常见问题。
交件前，把姓名或法人名称、生效日期与公司决定逐项对照。若同时有其他变更，亦应逐项辨认申报责任，一张换任表格未必涵盖所有事项。
文档、帐号与到期责任的交接
交接清单应列出每项数据由谁保管、如何交付、缺少甚么，以及预计完成日期。以下是实务管理清单，各项的法定要求仍须分别核对；只签一份没有明细的「已交接」确认，难以知道还有哪些工作未完成。
| 类别 | 点收内容 | 完成判准 |
|---|---|---|
| 公司及法定纪录 | 成立文档、章程、登记册、股份纪录、董事与股东决议 | 原件或副本性质、版本及缺件清楚 |
| 历次申报 | 已交表格、提交证据、退件及待补正文档 | 每项有状态与跟进人 |
| 地址及邮件 | 注册办事处、纪录备存地点、信件扫描及转寄 | 收件不中断，截止日清楚 |
| 帐号及授权 | 公司文档空间、电子提交权限及复原方式 | 公司保有控制权，旧授权适时撤销 |
| 未完工作与期限 | 周年申报、商业登记、报税通知、会计及审计事项 | 保留原期限，指定承接人 |
远程点收可先取得文档目录与可读的电子副本，再安排原件运送。下载后要实际打开文件，确认页数完整、版本正确；尚未交付的文档，则列明保管人及预计交付日，不能把缺件当成不存在。
注册地址须另核对。若同时更改注册办事处地址，须在地址更改后15日内交付NR1，不能只交秘书换任表格。公司的注册地址、秘书的地址及登记册备存地点，也要分开确认。表格及期限见公司注册处法定申报表指引。
SCR指定代表不会自动随秘书换任。重要控制人登记册（SCR）的指定代表须符合相应资格，例如居于香港、属自然人的该公司股东、董事或雇员，或合资格的会计专业人士、法律专业人士或TCSP持牌人。交接时另行确认指定安排、代表数据及登记册备存地点；若备存地点改变，亦须另核对NR2及其申报要求。详见重要控制人登记册常见问题。
银行与收款平台要逐家处理。核对旧任是否仍是联系人、管理员或获授权人，再依各机构进程添加公司管理员、重新授权及撤销旧权限。不要要求交出私人帐号、共用登录或私人验证凭证。
更换秘书不会重设公司成立周年日，也不会免除原有NAR1及报税责任。本文所指的一般香港成立私人公司，仍须按原成立周年日后42日内的规定处理NAR1；依法处于不活动状态等例外，须另核对条件。既有报税通知、延期安排及未完会计审计工作，也要逐项确认原期限及处理状态，不因换任重新起算。周年申报依据见公司注册处申报规定。
更换费用与合约怎么核对
请报价者以港元（HKD）逐项列明金额及付款条件，将新任年度费、换任工作与旧任结算分开。这样才看得出年度服务期间是否重叠，文档交接或补正是否另计。
| 报价项目 | 应写清楚的内容 |
|---|---|
| 新任年度费 | 起讫日、包含及另计事项、续约条件 |
| 换任工作 | 文档准备、提交、补正及交接是否包含 |
| 旧任结算 | 转出费的合约依据、未付款项与未完工作 |
| 预付款 | 未使用期间如何结算、退款条款与处理时间 |
| 附加安排 | 地址、邮件及SCR指定代表是否另订合约或费用 |
报价若列有政府费用或代垫支出，要求写明项目、适用事件与凭据，并与服务费分列。年度政府费用不能直接列为每次换任必付的费用。
原合约则要核对终止通知期、服务截止日、文档交付日及争议处理方式。转出费是否有依据、预付款是否退还，以及能否按比例结算，都须回到具体条款与个案判断。可延伸阅读公司秘书年费与报价项目，但年度方案的价格不能直接当作本次换任报价。
完成后的查核与下一步
收到服务商的完成通知后，还要确认提交结果与实际交接情况：
- 保存最终签署文档、提交纪录及后续通知，确保公司能自行取用。
- 查明文档是否已获登记，或仍有退件、补正事项；提交证据与登记结果分别留存。
- 比对公司登记册、申报数据与实际委任安排，确认出任者及日期一致。
- 逐项确认地址、邮件、SCR、银行及平台安排，记录尚未完成的事项。
- 核对近期到期清单，每项均保留原期限、负责人及下一步。
数据若不一致，先分辨是文档内容、提交状态还是内部纪录有误，再确认更正方式。未解决的事项应继续列在清单上，直到完成。
提出个案问题前，可准备公司类型、现任秘书完整名称、预计换任日、近期到期事项及原合约条款，再向Chan & Chung询问是否能协助这项个案、现有服务范围与实际承接者，并确认交付内容及报价；不要缺省本文列出的事项均由品牌提供。
如需个案判断，可通过网站联系方式提出问题；文章不构成法律或税务意见，也不承诺结果。